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Concepts Généraux

Saisie des données

L’ensemble des fenêtres de saisie ou de recherche ont un aspect similaire.
Ainsi, la compréhension d’une fenêtre de saisie permet d’effectuer des saisies sur l’ensemble du logiciel.
Sur chacun des boutons d’action figure un dessin permettant une reconnaissance immédiate de l’action. Un libellé précise l’action. Exemple fenêtre de saisie

Les fenêtres de recherche

Les fenêtres de recherche, permettent de visualiser sous forme de table les enregistrements existants pour les sélectionner. Pour sélectionner un enregistrement « double cliquez » sur la ligne de l’enregistrement recherché. Vous pouvez aussi vous positionner sur l’enregistrement et cliquer sur le bouton Valider ou encore appuyer sur la touche « Enter » du clavier. On peut saisir le début du code ou du libellé de l’enregistrement recherché.

Les tables (exports vers Word ou Excel)

En cliquant avec le bouton Droit de la souris sur n’importe quelle table de ZP POS, la table est exportée au choix vers Word ou Excel.

Les devises

Base de données / Configuration / Devises

La notion de devise permet d’effectuer des règlements dans diverses devises.
Les taux de conversion des devises sont alors appliqués sur la base des taux figurant dans les enregistrements de devises. Saisie de devise
Le code 1 (Euro) doit toujours exister et n’est pas modifiable.

Application en Suisse

Créer une devise
Code = 2
Libellé = CHF
Libellé abrégé = CHF
Taux = 0.95 (exemple)
Cochez la case « utilisé en caisse »
Puis allez dans les paramètres « Fichier / Paramètres »
Indiquez CHF en devise principale.

Les taux de TVA

Base de données / Configuration / Taux de TVA

Paramètrez ici les différents taux de TVA applicables aux produits / services que vous vendez.
Chaque enregistrement correspond à un taux.

Les magasins

Base de données / Configuration / Magasins

Saisie du magasin

La notion de magasin est importante dans une configuration de chaîne de magasins.

Ainsi, lorsque les ventes de plusieurs magasins sont remontées sur un site central, celui-ci peut les identifier comme provenant de chacun des magasins.
Les coordonnées du magasin peuvent figurer sur les tickets de caisse et tout document A4 papier.

attention

Le changement de nom de magasin impose la saisie d’un nouveau code de licence.
Veuillez contacter votre revendeur avant tout changement de nom de magasin.

Pris en compte pour les communications

Utilisé dans le cas d’une chaîne de magasins. Ce sont les magasins qui seront traités par la centrale pour importer les ventes et consolider les chiffres.
Sur le magasin "Central", il faut penser à décocher cette option.

remarque

Si votre enseigne ne comporte qu’un magasin, évitez de saisir d’autres magasins et ne conservez que le magasin de code 001 en modifiant simplement ses informations de nom et d’adresse.

Licence du logiciel

Fichier / Activation de l'application

Activation

Seuls les revendeurs du logiciel ZP POS sont en mesure de fournir un code de licence.
Ce code reste valable à vie, sauf si vous changez de matériel.
En cas de changement de matériel du à une panne par exemple, prennez contact avec votre revendeur et indiquez lui par téléphone ou mail le code base affiché + la cle.
Il pourra ainsi vous communiquer une nouvelle clé d'activation.

attention

L'ancienne licence est désactivée sur nos serveurs et ne sera plus valide.

info

Le code de débridage est lié au nom du magasin.
En cas de changement de nom il faudra re-licencier ZP POS.
Cette prestation pourra faire l’objet d’une facturation.

Les utilisateurs

Base de données / Configuration / Utilisateurs

Users

La notion d’utilisateur ou vendeur est dans ZP POS est strictement identique.

Niveaux de droits

Chaque utilisateur a un niveau de droits parmi :

  • Accès complet (tous les droits)
  • Responsable boutique
  • Responsable boutique Hors statistiques
  • Vendeur
  • Vendeur stock invisible
  • Inactif (invisible)
  • Utilisateur sans CA

Ceci permet de créer des utilisateurs tés rapidement.
Ensuite, on peut affiner les droits en cochant les cases de droits supplémentaires.

Imprimer étiquettes

Ces étiquettes peuvent être éditées.
Ainsi, les vendeurs peuvent scanner un code pour s'authentifier, car l’étiquette comporte un code-barres.

Identification

Sur la fenêtre de choix de l'utilisateur, une case avec fond bleu signifie que l'utilisateur est protégé par mot de passe.

Les familles et sous-familles

Base de données / Familles
Base de données / Sous-familles
\

Principe de la hiérarchie famille / sous-familles :

Les articles sont liés à une sous-famille qui est liée à une famille.

Utilité des familles et sous-familles

Cette organisation permet :

  • La recherche d’articles en fonction des familles et sous familles.
  • Les tri et filtres des éditions
  • Les tri et filtres des inventaires.
  • Répartition des Chiffres en fonction de cette organisation.

Exemple d'organisation:

  • Famille

    • Sous-famille
  • Boissons Alcool

    • Vins
    • Bieres
    • Spiritueux
  • Boissons Sans Alcool

    • Eaux
    • Sodas
  • Produits Épicerie

    • Farine
    • Sucre

Etc...

remarque

Notons que la conception de ZP POS permet de modifier à tout moment l’organisation des données.
On peut sans problème, changer la sous famille d’un article ou le lien d’une sous famille avec une famille.
Toutes les éditions et résultats seront reformatés en fonction de la nouvelle organisation.

Configuration de la sous-famille

On peut spécifier dans la fiche d'une sous-famille un taux de remise à appliquer en caisse pour tous les articles appartenant à cette sous-famille.

Les saisons

Base de données / Saisons

Utiles pour déstocker ou valoriser des anciens stocks.

Exemples:

  • Chez les cavistes cette notion est utilisée pour les millésimes.
  • Dans une boutique on utilisera cette notion pour spécifier la saison de l'article (Printemps-été 2023 par exemple)
  • Dans un magasin d'articles de fêtes, on peut utiliser cette notion pour identifier tous les articles spécifiques à Noël.

Les fournisseurs

Base de données / Fournisseur

La notion de fournisseur est particulièrement utilisée en commandes / réceptions ou inventaires.
Fournisseurs
On peut saisir toutes les informations du fournisseur ainsi que des personnes de contact ou informations importantes.

Gestion des tailles et couleurs

La gestion des couleurs et des tailles est une notion indispensable dans l’activité textile et particulièrement dans la vente de prêt à porter ou chaussures.

remarque

Il faut envisager la notion de couleurs et de tailles uniquement quand un modèle décliné en couleurs et tailles aura le même prix d’achat quelle que soit la couleur ou la taille.
Quant au prix de vente, il est possible de spécifier un prix différent selon la taille, mais pas selon la couleur.

Ceci permet de créer et vendre un modèle dans chacune des tailles existantes dans la grille de taille du modèle.

La gestion des déclinaisons couleur et tailles permet d’optimiser les saisies de commandes, réceptions, inventaires et expéditions grâce à la fenêtre de saisie suivante.

La notion de tailles permet un affichage des couleurs et tailles en lignes / colonnes.

info

Les tailles ne sont utilisables que dans le cas où l’option est activée dans les paramètres du magasin et que votre licence le permet.

Gestion des couleurs

Base de données / Couleurs

On peut créer ici toutes les couleurs qui seront disponibles pour les articles à vendre.

Cette option n'est visible que si votre licence comprends la gestion des tailles/couleurs et que l'option est activée dans les paramètres.

Gestion des tailles

Base de données / Grilles de tailles

En création d’articles, le choix de la grille de taille permet d’indiquer qu’un article peut se décliner en autant de tailles que contenues dans la grille.
En caisse, le choix d’un modèle fait apparaître la liste de tailles contenues dans la grille liée à l'article.

Exemple de grille de tailles:

  • XS-XXL
    • XS

    • S

    • M

    • L

    • XL

    • XXL